ビジネスメールの締めの言葉は何がベスト？例文やNG言葉を紹介

メールは締めが大切

メールを送るときは『締めの言葉』が大切です。文面で伝えられる印象には限界があるため、締めの言葉に注意して印象を良くするように心掛けましょう。

締めの文章が与える影響について紹介します。

メールの締めの言葉で好印象を与えられる

文章は、締めの言葉次第で相手に与える印象が変わってきます。

メールは顔が見えないため、考えている以上に冷たい印象を与えてしまうものです。しかし、締めを丁寧にすることで、業務的な内容でも好印象を与えることができるのです。

また、締めの言葉がテンプレート化された言葉だったり、書いていなかったりした場合、文面が良くても文章全体に悪印象を与えてしまいかねません。

特にビジネスメールは簡素になりがちなため、言葉の選び方を大切にしましょう。

メールの基本的なマナー

メールの文章にもマナーが存在しています。書き出しでは相手方に失礼のないように『様』や『各位』などを付けるのが礼儀です。

また、本文の言葉も統一感を持たせて記述しましょう。基本的なマナーについて紹介していきます。

相手の立場や状況に合わせて言葉を選ぶ

メールの言葉は、送り先の相手の立場や状況に合わせて選ぶ必要があります。ビジネスメールとカジュアルなメールは、役割が異なるためです。

ビジネスメールでカジュアルな書き方をすると、相手に違和感を与えてしまいます。逆にカジュアルなメールにはビジネスの距離感はあっていません。

身内には「よろしく」「ありがとう」で良い場合でも、上司や顧客には「よろしくお願いいたします」「ありがとうございます」のように、違和感のない言葉にすることが大切です。

相手の立場やどういった関係性なのかを含めた状況を理解して、適切な言葉を選ぶように注意しましょう。

書き出しと言葉を合わせる

言葉を合わせるというのは「言葉の格」を合わせるということです。メールのような短い文章は、書き出しの時点で文章の品格が定まってしまいます。

例えば、「お世話になっております」と「平素は格別のご愛顧に感謝申し上げます」では、後者の表現の方が品位の高い文章であるといえるでしょう。

そのため、後者の締めの言葉を「よろしくお願いいたします。以上です」としてしまうのは良くありません。書き出しとの格差が大きくなり、文章のバランスがおかしくなってしまうからです。

文末は、書き出しの「言葉の格」に合わせて適切な言葉を選択するようにしましょう。

クッション言葉を使う

簡素なメールの文面は冷たい印象を与えてしまいます。特に、ビジネスメールなどの場合は分かりやすさを重視するため、文章が素っ気なくなってしまいがちです。
表現を柔らかくするためにクッション言葉を利用することを意識しましょう。

「お忙しいところ恐縮です～」「ご迷惑をお掛けしますが～」「お手数をお掛けしますが～」などの言葉を付けることで、締めの文章を柔らかくすることができます。

ビジネスメールでの締めの言葉の使用例

ビジネスシーンではさまざまな締めの言葉があります。依頼やお礼、謝罪などによってパターンも変化するため、実際の例文を知っておくことは大切です。

多くのパターンを知ることで状況に合わせた適切な言葉で返信することができます。基本的な締めの言葉から、シーンごとの違いまで確認しましょう。

基本的なメールの締めの言葉

まずは、基本的な締めの言葉について解説していきます。以下は基本形であり、ポピュラーな締めの言葉です。

上記のように、ビジネスメールは社内で利用する以外にも、取引先や目上の方、大切な顧客といった複数のケースが存在しています。

メールの送り先に合う締めの言葉を利用できるように、基本的な締めの言葉を覚えておきましょう。

依頼や質問を投げ掛けたときのメール締めの言葉

依頼や質問を投げ掛けたときに「なにとぞよろしくお願いいたします」などの基本形を用いるのは悪くありません。

より確実に提案や疑問に回答してもらうためには、下記のような言葉を使える方が望ましいでしょう。

より丁寧になるほど、へりくだった文章になります。文章のバランスを見て利用する文面を選択しましょう。

お礼を伝えるときのメールの締めの言葉

お礼を伝えるビジネスシーンでは、感謝の度合いによって丁寧さを変えるのが適切です。

深いお礼の場合は丁寧にメールで伝えた後に、メール以外の方法でお礼を述べるのがビジネスマナーです。

軽いお礼と、深いお礼を2パターンずつ紹介します。

上記のような軽いお礼の場合は、くどい文にならないようにするのがポイントです。

お礼などでは「取り急ぎ」を使ったことがあるかもしれませんが、目上の方には失礼に当たりますので、気を付けましょう。

また、深いお礼は締めの文だけではなく、本文中にもお礼を織り交ぜる意識することが大切です。深い感謝を効果的に伝える文章ができます。

お詫びや謝罪を伝えるときのメールの締めの言葉

お詫びや謝罪のメールはビジネスにおいて、気を使うシーンの一つです。

締めの言葉が適切でないと、そこまでの文章が台無しになってしまうこともあるため、注意して利用しましょう。

お詫びや謝罪は反省の色を出す必要があります。「深く」「重ねて」などの言葉を利用することで、本文と合わせて誠意を伝えることが重要です。

顧客など重要な方への謝罪は、特に丁寧な締めの文章を利用して相手に伝えるように心掛けましょう。

催促や返信が欲しいとき

催促や返信を期待する場合、ビジネスでは期日を設けて返信を希望することや、返信がない場合は「その後いかがでしょうか」といった文面で送ることがあります。

そのような場合は相手の状態を考慮するような、以下の締めを利用しましょう。

単純に忘れている可能性も考えられますが、相手の状況をこちらから把握することは不可能です。

催促するときなどは「お忙しいところ」などを利用し相手を立てるような文面になるようにしましょう。

季節や社会状況に合わせたメールの締めの言葉の使用例

天候の変化や社会の状況に合わせて、メールの文面も変化を持たせることが大切です。季節感のないお決まりメールを送るよりも印象に残りやすくなるなどの利点があります。

四季を意識した締めや現在の社会状況など、文章に気遣いの心を出しましょう。四季や感染症を気遣う際におすすめの例文を紹介します。

四季に合わせたメールの締めの言葉

四季という言葉通り、日本の春夏秋冬に合わせて締めの言葉を変えるのもビジネスメールにはうってつけです。

以下に、春夏秋冬の順番で列挙しますので、締めの文を理解していきましょう。

近年は異常気象が多く、夏の暑さや大雨の頻度などに変化が現れています。上記のように四季を意識することも良いですが、時事的な要素を合わせて締めることで、より印象に残りやすくなります。

ビジネスメールとして不自然にならない程度に、四季や天候を意識した文章を心掛けるのが良いでしょう。

感染症を気遣うメールの締めの言葉

新型コロナ感染症の猛威によって、締めの言葉も変化してきています。異常気象だけではなく、感染症を気遣う言葉で、取引先を案じる結びの言葉も有効的となっています。

感染症を気遣う締めの言葉3例を紹介します。

企業との関係を続けることは、経済の問題を考えても意味のあることです。

締めの言葉には「相手の健康を重んじる」「サポートをする」「明るい未来を想像する」これらを意識することで、お互いを鼓舞しましょう。

メールの締めで使わない方がいい言葉は？

締めの言葉には、使わない方が良い言葉があります。相手方に対して慇懃無礼な態度に見えることや目上の方に対して失礼な言葉などです。

二つの言葉を紹介します。過去に使っている場合は、改めるようにしましょう。

「取り急ぎ」

「取り急ぎ」という言葉の意味は「とりあえず急いで」と言われています。よく利用される表現の一つであり、マナーとして利用厳禁な部類ではありません。

しかし、目上の人に対して送るメールでは「とりあえず急いで連絡しました」と捉えることもできる「取り急ぎ」は、失礼な意味合いであるといえます。

そのため、利用する場合は目上の人には使わないことを意識しましょう。

もし急ぎで伝える必要がある場合には「一旦概要を連絡いたします」など、言い換えを用いることで失礼のない文章を心掛けることが大切です。

「返信不要」

忙しい相手に対して利用されるべきなのが「返信不要」という言葉です。しかし、使い方を誤ると失礼な印象を与えてしまいます。

簡素な文面にて要件だけを伝える場合など、締めの言葉に「返信不要」とある場合、冷たさやぶしつけな印象を持たれる可能性があります。

特に、目上の方に対しては、利用することを避けるべき言葉の一つです。

利用する場合は、相手の業務を考慮して「お忙しいと存じますので、返信は不要です」などの言い回しにするなど、あくまでも相手を立てて利用するように気を付けましょう。

まとめ

ビジネスシーンで利用できる締めの表現について解説してきました。文章だけでは印象を伝えるときに、情報が不足してしまうことが多々あります。

どれだけ良い人でも、冷たさや失礼な印象を与えてしまう可能性をなくすことは難しいものです。文章の締めや言い回しに気を遣い、文面の上でもその印象が伝わるような文章を心掛けましょう。